Twój magazyn cię okrada.
I nawet o tym nie wiesz.

Zacznę od czegoś co powiedziałem już dziesiątkom właścicieli aptek — i za każdym razem widzę ten sam wyraz twarzy. Najpierw sceptycyzm. Potem cisza. Potem jedno pytanie: "to ile to może być u mnie?"

Pracuję z aptekami od ponad 12 lat. Przeanalizowałem ponad 200 000 terapii lekowych, doradzałem ponad 100 000 pacjentów. Widziałem setki magazynów aptecznych z bliska. I jedno jest niemal wszędzie takie samo — za dużo towaru na półce. Nie trochę za dużo. Naprawdę za dużo.

Ale to nie jest artykuł o tym żeby mieć mniej leków i ryzykować braki dla pacjenta. To jest artykuł o pieniądzach które tracisz każdego dnia bo te leki leżą zbyt długo — i o tym, że możesz to policzyć dziś, w 5 minut, bez żadnych dodatkowych narzędzi.

Kilka liczb z polskiego rynku — zanim przejdziemy dalej

Żeby nie być gołosłownym — branżowe publikacje dla rynku aptecznego w Polsce mówią wprost:

A jak to wygląda w praktyce? W aptekach które analizowałem, dni zapasu wynosiły od 38 do ponad 60 dni. Jedna miała 64 dni.

Brzmi niewinnie? Przy obrocie 400 000 zł miesięcznie różnica między 33 a 64 dniami to dokładnie tyle samo — ponad 400 000 złotych zamrożonego kapitału. Cały miesięczny przychód apteki leży w pudełkach na półce. Nie na koncie — na półce.

I tu pojawia się pytanie które słyszę zawsze: "No dobra, ale przecież zapłaciłem za ten towar — to moje, jest po prostu w innej formie. Co mnie to kosztuje?"

Rozumiem tę logikę. I właśnie tutaj jest ta ukryta strata której większość właścicieli aptek nie widzi. Wyjaśniam.

Termin płatności — klucz do całej układanki

Hurtownie farmaceutyczne w Polsce oferują terminy płatności od 7 do 60 dni — standardowo 30 dni dla większości aptek. To jest Twój ukryty sprzymierzeniec, o którym rzadko kto myśli strategicznie.

Co to znaczy w praktyce? Przez pierwsze 30 dni po zamówieniu towar faktycznie nie kosztuje Cię ani złotówki z własnej kieszeni. Hurtownia go finansuje. Masz towar i pieniądze jednocześnie. Dopiero po 30 dniach płacisz — i od tej chwili, jeśli towar nadal leży, finansujesz go własną gotówką.

Właśnie dlatego 28–33 dni rotacji to optimum branżowe — mieścisz się w terminie płatności. Apteka z 25 dniami zapasu jest permanentnie finansowana przez hurtownię. Apteka z 64 dniami — finansuje siebie sama, długo i drogo.

Po ilu dniach towar staje się problemem? Konkretnie.

Wyliczenie — ile to kosztuje rocznie. Krok po kroku.

Wezmę konkretną aptekę której dane dobrze znam. Apteka miejska, regularny asortyment, żadnych ekstremalnych przypadków — po prostu "przeciętna".

267 000 złotych. Tyle leży ponad to co powinno. I tu jest pytanie które zadaję każdemu właścicielowi: co mógłbyś zrobić z tymi pieniędzmi, gdyby były na Twoim koncie?

Dlaczego tak się dzieje? Przyczyna jest prozaiczna.

Nie ma złej woli. Nikt nie zamawia celowo za dużo. Problem leży w samym mechanizmie codziennego zamawiania — farmaceuta otwiera listę braków, patrzy na wykres sprzedaży i myśli: "lepiej zamów trochę więcej, bo nie wiem kiedy będę zamawiał znowu". I zamawia. Nie dlatego że jest niestaranny — ale dlatego że nikt nigdy nie pokazał mu jak policzyć koszt tej jednej decyzji.

Ta decyzja, powtarzana codziennie przez kilka osób, przez miesiące i lata, kumuluje się w setki tysięcy złotych leżące bez ruchu. W aptekach które analizowałem, wyglądało to tak:

A co jeśli mój przypadek jest inny?

Znam trzy najczęstsze obiekcje. Odpowiem na każdą szczerze.

Co możesz zrobić z tą wiedzą dziś?

Niezależnie od tego czy skontaktujesz się z nami czy nie — wejdź dziś do Kamsoftu i wygeneruj dwa raporty: "Struktura magazynu wg rotacji" i "Wartość magazynu". Zajmie Ci to 2 minuty. Potem weź kalkulator i policz: wartość magazynu podziel przez Twój dzienny obrót. Tyle masz dni zapasu. Porównaj z benchmarkiem 28–33 dni.

Jeśli wyjdzie Ci powyżej 40 dni — masz zamrożony kapitał który warto policzyć dokładnie.